“細節決定成敗”，在物管行業最能體現。物管行業制度規范尚不完善，這就需要物管公司本身健全服務管理規范，從細節著手，要讓業主感受到物管公司在依法做事，是在守法的基礎上保護業主的利益。在財務工作中也要有獨特方法，維護業主利益，維護公司利益，維護行業尊嚴。
物管公司與業主之間的財務往來
物管公司要服務的業主是多行業多性質的，由此要編制很多合法的與收費相關的各項規定，才能適用于不同的業主。
裝修保證金
首先說裝修保證金一項，交納保證金的應當是產權人。因為裝修對房屋整體結構造成影響后，物管公司只能要求產權人恢復，產生索賠關系（由此會發生費用）。至于產權人委托裝修人的關系，是物管公司無權干涉的。但是現實中，很多情況下裝修保證金都是由裝修人交納，此款又不能不收，在實際發生賠償時，只能由產權人和裝修人自行解決了。再有，裝修完畢后，退還裝修押金時，通常出現當初交款人和退款時的取款人不一致的情況。物管公司若在交、取不一致的情況下退了款，很可能造成實際交款人再次索要裝修保證金。所以物管公司需要交款人出具說明，注明交款人同意此取款人收回保證金，并加蓋公章；若為個人的，要在交款人身份證復印件上注明該內容。由此，保護了交款人的利益，同時也保護了物管公司的利益。
即使這樣，依然存在著很多弊端。比如，同一單位在不同項目繳納同樣金額的保證金。我們建議，收回原始票據的可退款，這樣不會發生重復退款。如同開具服務發票后的退款業務一樣，稅務局要求必須交回原始發票。雖然，收回原始票據的目的不同，但都是對該業務處理的保障，避免在若干年后出現重復退款現象。可是收回原始收據是很難做到，業主會說“收據丟了”，“不退此款水電費都不交付了”。為此，一方面需要業主的大力配合，一方面做好事前工作，比如收款時在收據上標明“退款時，需交回該票據”字樣，從而加強工作的嚴謹度。
物業管理費
收取物業管理費時，很難滿足“付票收款”的要求。業主要求見發票才付款，但是收到發票就付款的單位幾乎沒有。還有很多單位的總公司不在本地，他們都需要將發票寄到公司總部處理，審簽付款時間很長。相比之下，外資企業的付款規范程度很高。
還有業主將票據丟失的，要求重新開票，甚至說“你們沒給我發票”，由此造成不少麻煩，影響了雙方關系及利益。這就需要財務部門想辦法，避免此事的發生。我們編制了一種表格，注明“業主收到此票號的該項內容的該金額的票據”，請對方簽字確認發票已收到。這樣做有很多好處：一、便于項目掌握有多少業主收票未付款；二、掌握回款的時間規律，對出現異常的單位要加以特別關注，加強管理；三、掌握應收帳款金額，提醒催款，應收及時變現；四、避免與業主產生說不清的麻煩，影響關系；五、避免給企業造成不必要的損失。
即使我們想的、做的再好，工作也免不了不順利。業主的配合才是關鍵。歸根結底需要我們用真心服務，用實際行動感化業主們，爭取得到大家對我們工作的支持。
代付款項
代付款情況頻繁出現。物管公司向簽訂了物業管理協議的業主收取物業管理費是合理合法的，但是，有業主會提供一張第三方單位的支票，其實，這是該業主和第三方之間的業務資金。一來我們不能不收管理費，二來要考慮業主交款的困難，否則有可能收不回管理費了。但是，對于這種合同外收款，開票寫誰的名稱也是問題，很可能后期會出現索賠。所以，我們要求實際交款單位出具說明，標注“我單位或個人某某某愿為某某某單位或個人，交付某某某款”，并加蓋公章。這樣從臺帳上可反映出應交款人的實際交款情況，又可避免遺留無法預測的麻煩。
物管公司內部財務管理
在物管公司內部管理上也應當注意細節管理，保證管理環節是環環相扣的。
預制卡銷售水電
有的開發商為了省錢，采用的是手柄式售電儀器。此種售電器，只能看到前五筆售電情況，很難對銷售、收費情況進行監管。有的業主是個人，根本不要票據。即使用較好的機型售電，系統也可以操作調整，監管同樣有難度。為此需要建立預制卡銷售水電的管理制度，設專人管理售電密碼，每天交存銷售款，主管不定期檢查。特別是，對于卡片消磁需要重新輸卡的情況，必須由主管簽字。建立以業主為單位的售電臺帳，由此可對業主購電出現異常的情況進行特殊管理。主管必須每天收取銷售明細表，月末查看臺帳情況，并核對售電匯總表與財務報表的金額。
票據管理
首先要將票據編制三個級次的號碼，保證編碼由始至終連續不斷，又能隨時找到需要查詢的票據。其次，建立票據領用、交還確認手續。注明票據編碼、領用項目、領用日期、領用人、交換人、交還日期。最最重要的是“領用人”及“交換人”必須由經辦人本人簽字。這樣避免了“這票不是我領的，看不是我簽的字”以及“我早就把票交還了、你沒給我簽上”等無法證實的情況出現。還要建立限期歸還票據的制度，避免票據長期在外無法收回。以上的做法可以保證票據不丟失和票據使用責任到人，避免出現問題時，相互推諉，從而保證了公司利益。
銀行退票
有的銀行退票密碼不對，有的存款不足，有的與預留印鑒不符……各種情況的退款，都要一一列表注明。保證由收取支票的本人簽字，并送回業主手中，必須重新收回票款。否則，將成為難以解決的應收帳款。財務要將再次存款的單據和退票單據同時一并入帳。這樣做的好處很多：一、對頻繁出現退票的單位要加強收取支票時的核對工作；二、對該業主加強管理，防備人去樓空，無法收款；三、避免業主收不到退票，拒絕交款；四、內部管理責任到人。
未完，閱讀全文請訂閱現代物業雜志，本文原載于《現代物業·新業主》2012年第4期